Mensagem para confirmar horário na estética: modelos para WhatsApp

Boa parte das faltas não acontece por má vontade. A cliente marcou há duas semanas, a rotina engoliu, e ela lembra do horário quando já passou. Uma mensagem de confirmação na véspera resolve a maioria desses casos e ainda dá tempo de você encaixar outra pessoa se ela não puder ir.

Neste artigo você encontra modelos prontos para cada momento do agendamento: logo depois de marcar, na véspera, quando a cliente precisa remarcar, quando ela falta e as orientações de preparo antes da depilação e da limpeza de pele. Adapte os nomes, os horários e o jeito de falar ao seu estilo.

Logo depois de marcar

A primeira mensagem registra o combinado por escrito. Ela serve de lembrete para a cliente e de prova para você, se houver dúvida depois.

Oi, Mariana! Seu horário está marcado: quinta, dia 12, às 15h, depilação de axila e virilha completa. Endereço: Rua das Flores, 120, sala 3. Se precisar remarcar, me avisa com 24 horas de antecedência. Até lá!

Inclua sempre quatro coisas: dia, hora, serviço e endereço. Se você cobra sinal, a chave Pix e o prazo para pagar entram aqui também. As regras completas de sinal e cancelamento estão no artigo sobre política de agendamento para estética.

Na véspera: a confirmação

Mande de preferência no dia anterior, num horário em que a cliente costuma olhar o celular, como o fim da manhã ou o começo da noite. Peça uma resposta simples.

Oi, Mariana! Tudo certo para amanhã às 15h? Me responde com um "confirmo" para eu deixar o seu horário separado.

Se o serviço é longo, como uma limpeza de pele, vale lembrar a duração:

Oi, Júlia! Passando para confirmar a sua limpeza de pele amanhã às 10h. O atendimento leva cerca de uma hora e meia. Posso contar com você?

Quando a cliente não responde

Não ter resposta não é o mesmo que confirmar. Defina até quando ela precisa responder e mande um segundo aviso, curto, algumas horas antes do prazo:

Oi, Júlia! Ainda não recebi a sua confirmação para amanhã às 10h. Se eu não tiver retorno até as 18h de hoje, vou liberar o horário para a lista de espera, tá bem?

Escreva essa regra nos seus combinados, para que ela não pareça decisão do momento.

Remarcação

Quando a cliente pede para remarcar dentro do prazo, facilite. Ofereça duas ou três opções concretas, em vez de perguntar "qual dia você pode?", que abre uma conversa longa.

Oi, Carla! Sem problema, a gente remarca. Tenho terça às 9h, quarta às 14h ou sábado às 11h. Qual fica melhor?

Fora do prazo, aplique a regra com calma e já ofereça o novo horário:

Oi, Carla! Consigo remarcar sim. Como faltam menos de 24 horas, o sinal fica retido, conforme os nossos combinados. Tenho quarta às 14h ou sábado às 11h. Qual prefere?

Quando é você quem precisa remarcar, peça desculpas de verdade e dê prioridade à cliente na escolha do novo horário:

Oi, Renata! Tive um imprevisto e não vou conseguir atender amanhã às 16h. Me desculpa pelo transtorno. Você escolhe o novo horário: tenho sexta às 10h, sexta às 15h ou segunda às 17h.

Falta sem aviso

O objetivo é deixar a porta aberta sem ignorar o combinado. Mande no mesmo dia, sem tom de bronca.

Oi, Patrícia! Senti sua falta hoje às 14h. Aconteceu alguma coisa? Quando quiser remarcar, me chama por aqui.

Se ela tem pacote e a regra diz que a falta conta como sessão usada, diga isso de forma direta, na mesma mensagem ou na seguinte:

Como não houve aviso, a sessão de hoje entrou como usada no seu pacote, conforme o combinado na compra. Você ainda tem 3 sessões. Qual dia fica bom para a próxima?

Para a cliente que falta com frequência, a política costuma prever pagamento antecipado nos próximos horários. Fale da regra, nunca da pessoa.

Preparo antes da depilação

A mensagem de preparo evita a cliente que chega com o pelo curto demais e sai sem conseguir fazer a área. Mande junto com a confirmação ou um dia antes dela.

Oi, Aline! Algumas orientações para amanhã:

- O pelo precisa estar com o tamanho que combinamos (se você raspou há poucos dias, me avisa antes).

- Venha com a pele limpa, sem creme ou óleo nas áreas.

- Roupa confortável ajuda, principalmente para virilha e perna.

Qualquer dúvida, me chama!

Use as orientações que você realmente pede no seu espaço. Se você trabalha com linha no rosto ou com algum produto específico, ajuste a lista.

Se a cliente contar que está com a pele irritada ou machucada na área, ou que usa algum produto receitado, peça para ela avisar antes e, se for o caso, conversar com o dermatologista dela antes de vir.

Preparo antes da limpeza de pele

Oi, Júlia! Para amanhã: se puder, venha sem maquiagem. Se usa algum produto receitado para o rosto, me conta antes do atendimento. Chegue uns 5 minutos antes, para a gente começar no horário.

Mantenha a mensagem focada em organização e informação. Não prometa como a pele vai ficar depois. O que você pode fazer é explicar como funciona o atendimento e o que ela deve fazer depois, e para isso vale ter as orientações por escrito, como mostra o artigo sobre cuidados depois da depilação e da limpeza de pele.

Depois do atendimento

Uma mensagem curta no mesmo dia fecha o ciclo e já puxa o próximo horário:

Oi, Aline! Obrigada pela visita hoje. Te mandei as orientações de cuidado ali em cima. Se quiser, já deixo a sua próxima depilação marcada para daqui a umas quatro semanas.

Erros comuns nas mensagens

• Mensagem sem o serviço e o endereço, que gera pergunta de volta.
• Confirmação no mesmo dia do horário, quando já não dá tempo de encaixar ninguém.
• Tom de cobrança na falta, que afasta a cliente que teve um imprevisto de verdade.
• Regra aplicada só para algumas clientes, o que vira pedido de exceção das outras.
• Promessa de resultado na mensagem de preparo ou de pós-atendimento.
• Textão. Mensagem longa no WhatsApp é lida pela metade.

Guarde os modelos no celular

Salve cada modelo nas respostas rápidas do WhatsApp Business, com um atalho fácil, como "/confirma", "/remarca" e "/preparo". Assim você só troca o nome e o horário, e a mensagem sai em segundos entre um atendimento e outro.

O kit Combinados do Divulga Pronto Estética entrega essas mensagens prontas com o nome do seu espaço, as suas regras de prazo e sinal e as orientações de preparo que você preenche, junto com o post de combinados para o feed, o story e a recepção.